حفظ السجلات المحاسبية في الإمارات 2026.. شروط النسخ الإلكترونية والفحص الضريبي
حفظ السجلات المحاسبية في الإمارات، أصدرت الهيئة الاتحادية للضرائب قرارها رقم 4 لسنة 2026 بشأن قواعد ومتطلبات الاحتفاظ بالمعلومات الواردة في السجلات المحاسبية والدفاتر التجارية، في خطوة تستهدف رفع جودة المستندات التي تعتمد عليها المنشآت عند إعداد الإقرارات أو الخضوع للفحص الضريبي. ودخل القرار حيز التنفيذ في 30 يوليو 2026، لذلك تحتاج الشركات إلى مراجعة طريقة حفظ الفواتير والعقود والسجلات الورقية والإلكترونية.
ما الشروط الأساسية لحفظ السجلات المحاسبية؟
يشترط القرار أن تكون السجلات والدفاتر كاملة ومطابقة للمستندات الأصلية، وأن تكون واضحة وسهلة القراءة. كما يجب تمكين الهيئة الاتحادية للضرائب من الوصول إلى السجلات عند الطلب، بما في ذلك النظام الإلكتروني الذي تحفظ عليه الملفات.
وبذلك لا يكفي الاحتفاظ بملخصات أو جداول داخلية إذا كانت لا تعكس تفاصيل المستند الأصلي، كما لا يصح أن تكون النسخ غير مقروءة أو ناقصة الصفحات.
هل تقبل الهيئة النسخ الإلكترونية والمسح الضوئي؟
يسمح القرار بالاحتفاظ بالمعلومات في صورة إلكترونية أو نسخة مصورة، بشرط أن تكون مطابقة للأصل وأن تشمل جميع البيانات والصفحات وبالترتيب نفسه. ونص القرار صراحة على عدم قبول المسح الجزئي لأي جزء من المستند، كما اشترط أن تكون جودة الصورة ودقتها كافيتين لقراءة التفاصيل على شاشة الكمبيوتر.
ويجوز الاحتفاظ بنسخة غير ملونة من مستند أصلي ملون، إذا ظلت البيانات والتفاصيل واضحة. لذلك من الأفضل استخدام إعدادات مسح ضوئي تحفظ النصوص والأرقام والأختام والتوقيعات، مع مراجعة الملف قبل أرشفته.
ماذا يحدث إذا كانت الملفات محمية بكلمة مرور؟
إذا كانت النسخ الإلكترونية أو الأنظمة التي تحفظها محمية بالتشفير أو كلمات المرور، يجب على المنشأة توفير مفاتيح التشفير أو بيانات الدخول اللازمة لتمكين الهيئة من الوصول إليها عند الطلب. أما النسخ الورقية أو المصورة فيجب أن تكون أماكن حفظها متاحة للفحص.
هل يمكن الاستعانة بشركة خارجية لحفظ الدفاتر؟
يسمح القرار للمنشأة بالتعاقد مع طرف ثالث لتولي حفظ السجلات والدفاتر، لكنه لا ينقل المسؤولية القانونية عن المنشأة. وتظل الجهة الخاضعة للضريبة مسؤولة عن سلامة السجلات والاحتفاظ بها وإمكانية الوصول إليها، حتى لو تولت شركة محاسبة أو مزود خدمات سحابية إدارتها.
خطوات عملية لتجنب مشكلات الفحص الضريبي
- إنشاء أرشيف إلكتروني منظم حسب السنة الضريبية ونوع المستند والمورد أو العميل.
- حفظ جميع صفحات العقود والفواتير والملاحق دون حذف أو اقتصاص.
- اختبار جودة الملفات والتأكد من وضوح الأرقام والتواريخ والبيانات.
- تحديد صلاحيات الوصول وكلمات المرور وحفظ وسائل استعادة الحسابات.
- إجراء نسخ احتياطية دورية، مع اختبار إمكانية استرجاع الملفات.
- تحديد موظف مسؤول عن تلبية طلبات الهيئة وتوفير المستندات في الوقت المناسب.
وترتبط جودة السجلات كذلك بالاستعداد للفوترة الإلكترونية، ويمكن مراجعة مواعيد الفوترة الإلكترونية في الإمارات، إلى جانب موضوع فتح حساب بنكي في الإمارات للمقيمين للتعرف على أحد الجوانب المصرفية المرتبطة بإدارة المعاملات.
المصدر الرسمي
يمكن الاطلاع على قرار الهيئة الاتحادية للضرائب رقم 4 لسنة 2026 والنص الكامل المنشور على موقع الهيئة. ويجب التمييز بين قواعد جودة النسخ الواردة في هذا القرار وبين مدد الاحتفاظ القانونية التي تنظمها تشريعات ضريبية أخرى.
وتتمثل أهم خطوة أمام الشركات في التأكد من أن كل مستند يمكن استرجاعه وقراءته وتقديمه كاملًا عند الطلب؛ فسلامة الأرشفة جزء أساسي من الامتثال، وليست مجرد إجراء إداري.
